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電話対応が苦手な人の心理とは?精神的な悩み克服方法とは?

電話って相手の顔が見えないからどうしても自分の気持ちがうまく話せなかったりしますよね。仕事関係であれば、もしかしたらお怒りの電話かもしれないとか、今話したことをどう受け取っただろう?失礼な人だと思われたりしてないかな?とかいろんな事を思ってしまって電話が切れたあとにどうしよう・・・と考えたりしてしまいますよね。

電話口で怒られてしまったりも経験があったらなおさらです。毎回ドキドキしながら電話対応している人も少なくないと思います。そういった悩みが少しでも解決・克服できる方法はないのでしょうか?

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仕事や彼氏・彼女との電話対応が苦手な理由とは?

彼氏彼女の電話でもなんとなく苦手だなと感じる人はいると思います。どうしても電話したいと言われて電話しても、どうして喋ってくれないの?つまらないの?なんて言われたり、なんとなく相手の話を、うんうん、そうなんだ、としか返事できないまま終わってしまったり、相手がはなし終わって話題が終わったところでこちらから話題も出せず無言の時間が続いたり、なんて経験はありませんか?

話題がなくなって無言になっても、じゃあ切ろうねなんて事はどちらからもいうことはなく、ただただ無駄に時間が過ぎていくことはよくあったりしますね。最近では昔と違い電話料金がかからない無料通話というものがありますのでそのツールさえ使えばいつまで電話を続けても無料だから余計に切るタイミングがなくなっているとも考えられます。

私自身も経験がありますが、そのまま無言で、ついに寝てしまって朝まで電話が続いていた!なんてこともありました。

彼氏彼女の電話と違い、仕事の電話ではいろんなストレスがあると思います。先方への確認の電話であったり、注文の電話、相手側からかかってきた際の電話対応など、時と場合によりいろんな電話がかかってきます。相手に迷惑をかけないようミスは絶対にできないし、少しでも間違えれば大きな問題に発展してしまうこともあるし、発注のミスでこっぴどく叱られてしまったり、その電話一本でたくさんの人を巻き込んでしまうこともあります。

彼氏彼女とは違い、できるだけミスは許されないもの。そういった思いが重なって苦手になってしまうことはあると思います。

彼氏彼女では確かに電話で喧嘩になってしまうこともあるかもしれませんが仲直りすればそれは解決されます。ですが、会社や仕事などではそうはいきません。ミスができない、相手を不愉快にさせてはいけないという思いも強くなることでどんどん電話対応というものが苦手になってしまうんではないでしょうか。

電話対応が苦手な人の克服方法とは?

電話は確かに難しいです。自分の思いを相手に伝えることが果たしてちゃんとできるのかも不安はあります。私も社会に出てはじめはそうでした。でも今では電話対応するのが好きになりました。初めは発注の電話なんかでも間違えていたらどうしようと思ったり、予約などの電話をとるとき、間違ってないかなと不安に思うことがよくありました。

でも、初めのうちは間違ってしまったり、迷惑かけることは仕方ないことです。ただ、それは一度きりにして、次にうまくできるようにする、迷惑をかけないようにする、失敗をしないように努力するということが大事です。間違ってはだめ!とは言われません。間違ったことをして理解して、次は成功させるという気持ちが大事です!

しっかり電話をする前に自分なりに準備をしましょう。相手に何を伝えるのか、何を注文するのか、その個数や納品日はいつなのか、など自分にわかるメモ程度でいいんです。電話をかけながら一個一個しっかり確認して電話をしてみてください。ゆっくり焦らず、わからない場合などは、確認しますと伝えればそれでOKです。

焦って間違ったことを伝えるよりもしっかり確認をして正しいことを伝える。そして、必ず復唱するように心がけましょう。聞いたことをこちらから復唱することで相手との確認もとれます。金曜日の3時に○○が100個と、もし相手に言われたら、それを復唱してメモをとれば失敗はありません。焦らない気持ちが大事です。

そして私が電話対応で一番大事なことは、はきはき喋り、明るく対応することだと思います!もごもご、暗くしゃべるよりも、挨拶をきちんとして、最後にもしっかり挨拶をする。最中もハキハキと明るく対応することで相手側も気持ちよく電話ができると思います!ぜひ試してみてくださいね。

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仕事(ビジネス)での電話対応マナーを覚えておこう・基本フレーズ

基本的に電話対応は先程も話しましたが、明るくハキハキと喋ることが相手にも好印象を与えるので必須条件です。ですが、明るくハキハキとは言いましたが、それが馴れ馴れしくなってはいけません。相手は身分が上の人であったり、取引先の大事な会社の方かもしれません。必ず失礼のないような言葉遣いをしなければなりません。

自分自身どこかに電話をかけたときなど、相手がどんな風に喋っているかあまり真剣に聞き取ったりはしないかもしれませんが、そこにもヒントがあります。

こちらが何かを言った時、相手は「はーい」とか「そーですね」なんて伸ばし言葉を使っているのを聞いたことがありますか?多分ないと思います。なんでも言われたことに対してしっかり、はっきりと「はい」「かしこまりました」「承知しました」と相手の方が言っていると思います。

「僕」「わたし」ではなく「わたくし」

「分かりました」ではなく「かしこまりました」「承知いたしました」

「ごめんなさい」ではなく「申し訳ございません」

「そうですね」ではなく「おっしゃる通りでございます」

「聞いてみます」ではなく「確認いたします」

「待ってて」ではなく「お待ち頂けますか」

など、目上の方に向けての尊敬語、丁寧語が使われていると思います。これが基本的なマナーです。友達に電話をかけるのではないので、しっかりと身につけるようにしましょう。

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まとめ

電話は仕事では切っても切れないものです。でも一度失敗したらか苦手になるのではなくて、仕事と同じで失敗を学んでこそ次に活かせるものだと私は思います。どんどん失敗を積み重ねていくことによって、経験し、次は失敗しないぞ!という気持ちで電話も挑んでいきましょう!

相手の方と仲良くなれるよう、明るく丁寧にハキハキと好印象をもってもらえるようにしていきたいですね!

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